Ajan ja energian käyttö tutkijan ja viestintäammattilaisen työssä

Tutkija sekä viestinnän ammattilaiset tekevät työnsä hyvin suurelta osin päänsä sisällä. Tällainen työ on luovaa ja harvoin keskeneräisenä ulospäin näkyvää. Valmis työ näkyy hyvin usein ulospäin tekstin muodossa.

Viime viikolla osallistuin Tampereen yliopistolla kaksipäiväiseen ajan ja energian viisaan käytön workshoppiin. Tilaisuuden järjestäjä oli tohtorikouluni Viestintätieteiden tohtoriohjelma VITRO. Tarkoitus oli perehtyä siihen, kuinka omaa työaikaansa voi käyttää tehokkaampaan työskentelyyn kaiken hälyn keskellä ja kuinka oppii tunnistamaan ne tekijät, jotka syövät tehokasta työaikaa. Oma suhtautumiseni on aina ollut skeptinen tämän tyylisiin koulutuksiin, mutta hyvin monia hyödyllisiä työkaluja tuli vastaan, joista oikeasti olisi apua niin tutkijan kuin viestintäammattilaisen työssä. Koko koulutuksen läpikäyminen veisi liikaa tekstitilaa, joten esittelen tässä muutaman mielestäni erityisen hyödyllisen tekniikan juuri viestinnän alalla työskenteleville.

Kiireelliset vai tärkeät ensin?
Niin tutkija kuin enemmän käytännön kentällä työskentelävä viestinnän ammattilainen törmäävät jatkuvasti siihen, kuinka priorisoi tekemisensä. Yleensä jokaisella on hyvä näppituntuma siitä miten jakaa voimavaransa. Tähän mielestäni workshopin parhaan sisällön tarjosi yhdysvaltalainen kouluttaja Stephen Coveyn Tie menestykseen -kirjan idea ”isojen kivien purkittamisesta ensimmäisenä.” Tiivistettynä idea pitää sisällään suurien asioiden ensisijaistamisesta jatkuvat pienen päivittäisen sälän sijasta. Tätä voi mielestäni hyödyntää tuloksekkaasti tunnistamalla oman työnsä ”isot kivet” ja laittamalla ne ensisijaisiksi työtehtäviksi. Tätä voi soveltaa aivan hyvin niin tutkimusartikkelin kuin tiedotteen kirjoittamiseen, puhumattakaan koko oman työskentelytapojensa suunnitellusta. Tähän, ja mielestäni lähes mihin luovaan työtehtävään tahansa, on vahvasti hyödynnettävissä ajanhallinnan matriisi. Matriisia on helppo hyödyntää huomaamaan omista työtehtävistä tärkeät ja kiireelliset sekä vähemmän tärkeät ja kiireelliset. Coveyn ajanhallinnan matriisi ainakin omasta mielestäni sopii hyvin viestinnän tehtävien kiireellisyyden ja tärkeyden arviointiin. Oheisen linkin kuva antaa jo sellaisenaan hyvät lähtökohdat kokeilla matriisia päivittäisessä työssä. Tarkoitukseni on kokeilla sitä nyt kevään aikana omissa työtehtävissäni visualisoimaan niiden kiireellisyyden.

Aikasyöppöjä riittää
Kirjoitustyöläisellä on työnsä esteenä nykyään hyvin paljon erilaisia häiriöitä tai aikasyöppöjä sekä sitä pientä sälää. Hyvin useat häiriöt johtuvat omista työtavoista ja siitä, että häiriöt sallitaan työn yhteydessä. Tyypillisiä tällaisia ovat muun muassa sosiaalisen median viihteellinen käyttö tai jatkuva sähköpostin seuraaminen. Perinteisempikin kommunikointi, kuten jatkuva puhelimeen vastailu tai ihmisten ramppaaminen työtilassa, vie huomiota kirjoittamisesta. Jokainen varmasti tunnistaa myös pahoja tapoja päivittäisessä työssään. Itselläni tapana on ”palkita” hyvä, lyhytkin kirjoitushetki selaamalla nettiä tai keskustelemalla sosiaalisen median kautta. Mitenkähän paljon se työstettävä teksti edistyisi, jos käyttäisi sen merkkimäärän työhön sosiaalisen median keskustelujen sijaan? Monet kirjoitustyöläiset, erityisesti tutkimuspuolella, vähentävät häiriötekijöitä työskentelemällä välillä kotona.

taulu

Kahden päivän aikana fläppitaulu täyttyi erilaisista ajan ja energian hallinnan menetelmistä.

Käytännön työssä työskentelevät viestintäammattilaiset ovat jatkuvasti osallisena erilaisissa tapaamisissa ja palavereissa. Ne ovat työn kannalta yleensä merkittäviä, mutta liiallisuuksiin mennessään ne estävät tuottavan kirjoitustyön. Kirjoittaminen ei toki ole jokaisen viestintäammattilaisen päätyötä, mutta edelleen hyvin monen tärkein panos organisaatioille. Tekstityöläisen kannattaa myös muistaa, että oma teksti on usein etusijalla omissa työtehtävissä. Viestintäammattilainen on usein monessa mukana ja on joskus hyvin vaikeaa sanoa ei erilaisille pyynnöille. Myöskään perfektionismiin pyrkiminen kirjoittamisessa ei ole hyväksi, jos 100 prosentin sijaan hieman vähempikin riittää.

Kirjoittaminen tomaatti kerrallaan Tämän teksin villakoiran ydin lienee kuitenkin se, kuinka kirjoittaminen onnistuisi tehokkaasti. Esittelen tässä pari tekniikka, jos joku lukija vaikka innostuisi kehittämään omaa kirjoittamistaan. Omaa kirjoittamistani, niin blogitekstien kuin akateemisen kirjoittamisen, on aina hyvin vahvasti leimannut aina flow-tunteen tavoittelu. Istahdan koneelle, alan kirjoittaa, mutta odotan kovasti flowta tulevaksi. Tekstit ovat sitten joko väkisin väännetyn näköisiä tai hurmoksellinen tunnustuksellisia, joissa universumin salat koitetaan pukea yhteen lauseeseen. ”Tomaatti kerrallaan” viittaa tässä itselleni aiemmin täysin tuntemattomaan Pomodoro-tekniikkaan, jossa työ jaetaan pienempiin osiin ja niistä pyritään luomaan rutiinia. Käytännössä homma tarkoittaa sitä, että valitaan sopiva työ, laitetaan kelloon 25 minuuttia aikaa, työskennellään keskeytyksettä kunnes kello soi. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta nykyisessä hälyisessä työympäristössä käytännössä haasteellista toteuttaa sellaisenaan. Hommasta mielenkiintoista tekee vielä se, että koko työpäivä pyritään jakamaan tällaisiin ”tomaatteihin”. Välissä pidetään aina lyhyt tauko ja pitempi tauko useamman pomodoron jälkeen. Koulutuksen tärkein sanoma oli, että heti aluksi ei kannata valita 25 minuuttia kestävää pätkää vaan voi aloittaa lyhyemmällä, esimerkiksi 10 minuutilla.

Toinen mainitsemisen arvoinen tekniikka lienee tutumpi C15. Suomalaisten kehittämä tekniikka on periaatteessa pitkälti samanlainen kuin Pomodoro. Tässäkin tekniikkassa pyritään kokoamaan mahdollisimman monta 15 minuutin pituista tehokasta työskentelyjaksoa päivän ja viikon aikana. Tekniikkaa toki voi soveltaa muuhunkin elämän osa-alueeseen kuin työhön. Tarkemmin tekniikasta voi lukea Tohtoritakuu-blogista. Molempien tekniikoiden opettelussa on hyvä muistaa, että niiden omaksuminen vaatii aikaa sekä positiivisia rituaaleja. Uusia tekniikoita tai asioita ei kannata yrittää omaksua montaa samalla kertaa. Uutta tapaa kannattaakin omaksua pienin askelin, löytää sille sopiva laukaiseva tekijä, puhua sen tuomasta muutoksesta sekä pyrkiä hakemaan tukea sen omaksumiselle.

Omat kokemukset
Jos tekstin kirjoittaminen on työtäsi, niin tekstiä ei synny kuin kirjoittamalla. Se haluttu flow-tunne ei jostain syystä iske silloin kun sitä kaipaat, eikä kiireen tuoma ”inspiraatio” välttämättä ole hyväksi. Tästä saa lukea varoittavia esimerkkejä hyvin paljon muun muassa toimittajien ja tiedottajien kiireessä tekemissä teksteissä. Tutkijan työssä taas puhutaan välillä niin suurista merkki- ja sanamääristä, että flow-tilan tuomalla tekstimäärällä ei vielä pitkälle pötkitä. Tekstiä on vain synnytettävä säännöllisesti, jos sen vaaditun materiaalin haluaa saada valmiiksi aikataulun puitteissa. Itse olen perinteisesti jakanut kirjoittamisessani, niin lehtiartikkeleissa, tiedotteissa kuin opinnäytetöissä ja tutkimussuunnitelmissa, pienempiin osiin ja kappaleisiin. Omat vinkkini tehokkaaseen kirjoittamiseen on, että aseta sopivia tavoitteita, hae onnistumisen tunteita ja pidä kirjoittamisessa säännöllisyys. Tekstin sivuun laittaminen hetkeksi on myös hyvä tapa ottaa hieman etäisyyttä  asiaan. Samalla myös työskentely alitajuisesti pääsee käyntiin. Hyvin usein tällainen tekstin työstäminen on tehokkaampaa kuin tekstimassan tuijottaminen.

Mukavaa kirjoitusviikkoa kaikille tekstityöläisille!

Mainokset

, , , , , ,

  1. Jätä kommentti

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: